Secrétaire et Assistant(e) de bureau chez Advantis

Poste: Secrétaire / Assistant(e) de bureau

Secteur: Conseil

Type d'emploi: Temps plein

Lieu: Istanbul, rive asiatique, Sancaktepe

Nombre de postes: 1

Type de contrat: CDI (contrat à durée indéterminée)

Advantis Danışmanlık accompagne depuis 2003 des entreprises internationales — principalement françaises — souhaitant investir et se développer sur le marché turc, en leur fournissant des services de conseil stratégique et opérationnel.

Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un(e) Secrétaire / Assistant(e) de bureau pour rejoindre notre équipe de 5 personnes à Istanbul. La personne recrutée contribuera au bon fonctionnement du bureau au quotidien, fera preuve d’un excellent sens de l’organisation et disposera de solides compétences en communication, en suivi et en coordination.

La mission principale de ce poste consiste à assurer la gestion quotidienne du bureau et le bon fonctionnement du secrétariat, tout en apportant un soutien ponctuel aux tâches administratives et de pré-comptabilité sur une base mensuelle. Les candidats disposant d’un bon niveau d’anglais et souhaitant évoluer auront également l’opportunité, à terme, de participer à différents projets.

Principales responsabilités quotidiennes

• Assurer l’ouverture quotidienne du bureau et veiller à ce qu’il soit prêt à accueillir l’équipe (préparation du thé et du café, vérification de l’ordre et de l’organisation de la cuisine, de la salle de bain et des espaces communs).
• Veiller à la bonne organisation quotidienne du bureau du Directeur Général (aération de la pièce, préparation et service des boissons du matin, rangement et organisation de l’espace, service du déjeuner le cas échéant).
• Gérer les commandes quotidiennes de repas auprès du prestataire de restauration et réceptionner les livraisons.
• Gérer le standard téléphonique et les e-mails, orienter les demandes vers les personnes concernées, prendre des messages et assurer leur suivi.
• Accueillir, orienter et assurer le suivi des livraisons, courriers et services de messagerie.
• Organiser l’accueil des visiteurs au bureau et veiller au bon déroulement de leur réception.
• Apporter un soutien administratif à l’équipe : correspondances, préparation de documents, classement, archivage et suivi des dossiers.
• Suivre les besoins du bureau en fournitures, effectuer des recherches de prix si nécessaire, préparer des listes et contribuer aux processus d’approvisionnement.
• Organiser et suivre les déplacements professionnels (réservations, organisation logistique, check-in).

Missions ponctuelles / mensuelles

• Apporter un soutien aux processus de clôture comptable mensuelle.
• Vérifier les factures d’achat et de vente, les enregistrer de manière précise dans Excel et assurer leur archivage.
• Identifier les factures ou justificatifs manquants ou erronés, en informer les équipes concernées et en assurer le suivi.

Profil recherché

• Diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 de préférence dans un domaine pertinent (gestion administrative, comptabilité, assistanat de direction, gestion de bureau, etc.).
• Une première expérience dans un poste similaire, y compris dans le cadre d’un stage, serait appréciée.
• Niveau d’anglais intermédiaire souhaité, permettant de communiquer avec des visiteurs et partenaires internationaux par téléphone, e-mail ou en face à face.
• Excellentes capacités d’organisation et de coordination, sens du détail, rigueur et sens des responsabilités.
• Personne curieuse, proactive et désireuse d’apprendre.
• Bonnes compétences en communication écrite et orale et capacité à travailler en équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques (imprimante, scanner, etc.).
• Bonne maîtrise de Microsoft Office, en particulier Excel.
• Intérêt pour les outils numériques et les nouvelles technologies.
• Résider à proximité de Çekmeköy / Sancaktepe (Istanbul) ou pouvoir s’y rendre facilement.

Ce que nous offrons

• Une équipe à taille humaine, soudée et collaborative.
• Une culture de travail conviviale, authentique et ouverte aux nouvelles idées.
• Des horaires de travail stables en semaine, favorisant un bon équilibre professionnel.
• L’opportunité de travailler avec des clients internationaux et de développer une expérience dans des projets de conseil.
• La possibilité d’évoluer progressivement et de participer à différents projets.
• Un environnement dynamique permettant de pratiquer et de développer le français et l’anglais au quotidien.

Vous pouvez postuler en complétant le formulaire ci-contre et en adressant votre CV.